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SEPA für Vereine

SEPA - Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum © Bundesbank

Gut 580.000 Vereine gibt es in Deutschland. Fast alle ziehen ihre Mitgliedsbeiträge mittels Lastschrift ein. Mit der SEPA-Umstellung sind einige Änderungen auf sie zugekommen.

IBAN und BIC

Bei der SEPA-Überweisung und der SEPA-Lastschrift werden die Kontoverbindungen von Zahler und Zahlungsempfänger durch die internationale Kontonummer IBAN (International Bank Account Number) und die internationale Bankleitzahl BIC(Business Identifier Code) identifiziert. Die IBAN wird für jede bestehende Kontonummer vergeben. Wenn Ihr Verein mehrere Konten hat, wird für jedes Konto eine separate IBAN vergeben.

Der BIC läuft aus:

Zeitstrahl zeigt die Angaben der IBAN und der BIC bei inländischen SEPA-Zahlungen und grenzüberschreitende SEPA-Zahlungen in der EU [+] Der BIC ist zur Identifizierung der Kontoverbindung für Inlandszahlungen nach dem 1. Februar 2014 und nach dem 1. Februar 2016 für grenzüberschreitende Zahlungen nicht mehr nötig.

Der BIC (Business Identifier Code) des Zahlungsdienstleisters eines Zahlers oder des Zahlungsdienstleisters eines Zahlungsempfängers wird i.d.R. nachgefragt:

  • Bis zum 1. Februar 2016 bei grenzüberschreitenden Zahlungen innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (Europäische Union, Island, Liechtenstein, Norwegen).
    Sofern die SEPA-Verordnung bis zum 1. Februar 2016 in den Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (Island, Liechtenstein, Norwegen) noch keine Anwendung gefunden hat, ist der BIC auch über dieses Datum hinaus bei grenzüberschreitenden Zahlungen anzugeben, sofern der Zahlungsdienstleister des Zahlers oder des Zahlungsempfängers in dem entsprechenden Land ansässig ist.
  • Bei Zahlungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, zum Beispiel in die Schweiz und nach Monaco.
  • Bei Zahlungen, die nicht in Euro erfolgen.

Seit dem 1. Februar 2014 ist die Angabe des BIC bei Zahlungen innerhalb Deutschlands nicht mehr nötig.


Konvertierung der gespeicherten Bankverbindungen (z.B. von Vereinsmitgliedern) von Kontonummer/Bankleitzahl in die IBAN/BIC

Unter anderem bietet die deutsche Kreditwirtschaft verschiedene automatisierte Lösungen für die Stammdaten-Konvertierung an. Hier sollte die Hausbank befragt werden, welche Lösung sie ihren Kunden anbietet.

Bei der Bildung einer IBAN sind bei einigen Zahlungsdienstleistern besondere "IBAN-Regeln" zu beachten. Eine Eigenberechnung einer IBAN aus den vorhandenen Kontonummer/Bankleitzahl-Kombinationen ohne Beachtung der individuellen IBAN-Regeln kann etwa zu einer falschen IBAN führen oder einer Bankleitzahl wird ein falscher BIC zugeordnet.

SEPA-Lastschrift

Um am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, muss der Zahlungsempfänger (z.B. Verein) von seinem Zahlungsdienstleister zum Lastschriftverfahren zugelassen werden. Dies geschieht durch Abschluss einer entsprechenden Vereinbarung mit der zuständigen Inkassostelle (i.d.R. die Hausbank).
Das SEPA-Basislastschriftverfahren steht Verbrauchern, Unternehmen und Vereinen offen und enthält vom deutschen Einzugsermächtigungslastschriftverfahren zahlreiche bekannte Elemente. Jedoch weist es auch einige Unterschiede auf:

  1. Gläubiger-Identifikationsnummer: Um als Zahlungsempfänger Lastschriften auf Basis der SEPA-Lastschriftverfahren nutzen zu können, benötigt der Zahlungsempfänger eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Hierbei handelt es sich um eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert. Weitere Informationen finden Sie auf der rechten Seite unter: "In 10 Schritten zu Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer".
  2. SEPA-Lastschriftmandat: Das SEPA-Lastschriftmandat ist die rechtliche Legitimation für den Einzug von SEPA-Lastschriften. Ein Mandat umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers (z.B. Vereinsmitglied) zum Einzug der Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger (z.B. Verein) als auch den Auftrag an den eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung. Die verbindlichen Mandatstexte für die SEPA-Mandate sind i.d.R. in den Bedingungen für den Lastschrifteinzug der Zahlungsdienstleister vorgegeben.
    Bestehende Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandat weiter genutzt werden. Zu beachten ist, dass der Lastschrifteinreicher (z.B. Verein) den Zahler (z.B. Vereinsmitglied) vor dem ersten SEPA-Basislastschrifteinzug über den Wechsel vom Einzug per Einzugsermächtigungslastschrift auf den Einzug per SEPA-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Mandatsreferenz in Textform zu unterrichten hat.
    Musterschreiben für Vereine an ihre Mitglieder zur Umstellung der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren und weitere Nutzung Ihrer Einzugsermächtigung. Ein Musterschreiben finden Sie am Ende dieser Seite zum Herunterladen.
  3. Mandatsreferenznummer: Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsempfänger individuell vergebenes Kennzeichen eines Mandats (z.B. Mitgliedsnummer) und bezeichnet in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer das jeweilige Mandat. Sie kann bis zu 35 alphanumerische Stellen umfassen. Die Mandatsreferenz muss so gewählt werden, dass sie in Kombination mit der Gläubiger-Identifikationsnummer nur einmal vorkommt. Es muss also sichergestellt sein, dass es bei Mandatsreferenzen keine Überschneidungen gibt. Der Verein benötigt eine Verwaltung seiner SEPA-Lastschriftmandate.
  4. Vorabinformation: Die Vorabinformation ("Pre-Notification") stellt gem. den Inkassobedingungen des jeweiligen Kreditinstituts eine Verpflichtung des Gläubigers (z.B. Verein) an den Zahler (z.B. Vereinsmitglied) dar. Dafür ist jede Mitteilung des Lastschrifteinreichers (z.B. Verein) an den Zahler (z.B. Vereinsmitglied) geeignet, die eine Belastung mittels SEPA-Lastschrift ankündigt. Die Vorabinformation muss das Fälligkeitsdatum und den genauen Betrag enthalten und kann auch mehrere Lastschrifteinzüge ankündigen. Sie muss dem Zahler (z.B. Vereinsmitglied) rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit, sofern mit dem Zahler keine andere Frist vereinbart wurde) vor Fälligkeit zugesandt worden sein, damit er sich auf die Kontobelastung einstellen und für entsprechende Deckung sorgen kann. In welcher Art und Weise die Vorabinformation erfolgen kann, ergibt sich aus den Regelungen der jeweiligen Inkassovereinbarung zwischen dem Zahlungsempfänger (z.B. Verein) und seinem Zahlungsdienstleister.
  5. Fälligkeitsdatum: SEPA-Lastschriften müssen eine bestimmte Zeit vor Fälligkeit bei dem Zahlungsdienstleister des Zahlers (Zahlstelle) vorliegen. Bei SEPA-Basislastschriften sind dies bei Erst- und Einmallastschriften fünf, bei Folgelastschriften zwei Interbankengeschäftstage. Ab dem 4. November 2013 kann diese Vorlauffrist in Deutschland auf einen Interbankengeschäftstag verkürzt werden.
  6. Mindesteinreichungs- und Rückgabefristen: Eine SEPA-Basislastschrift kann innerhalb von acht Wochen ab dem Zeitpunkt der Belastungsbuchung auf dem Konto des Zahlers (z.B. Vereinsmitglied) an den Einreicher zurückgegeben werden. Ein Lastschrifteinzug ohne Mandat, d.h. eine unautorisierte Lastschrift, kann vom Zahler (z.B. Vereinsmitglied) innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung zurückgegeben werden.

Technische Umstellung

Vereine mussten bis zum 1. Februar 2014 -oder ggf. vor dem ersten Einzug nach diesem Datum- die nach der SEPA-Verordnung erforderlichen technischen Umstellungen vornehmen (z.B. Verwendung der IBAN und des ISO 20022 XML Formats bei elektronischer Einlieferung). Dadurch wird eine durchgängige vollautomatisierte Verarbeitung des Zahlungsprozesses ermöglicht, bei dem keine erneute Dateneingabe oder manuelle Eingriffe notwendig sind.